第0课 · 你在哪一级？先自查再动手
先讲个真事。上个月一位制造业老板找我，开口就问：「我想上 AI，预算两万，买点什么好？」我没接话，反问他一句：你们每周的销售汇总是怎么出来的？他说，业务员在微信群发语音、发截图，内勤姑娘周五下午对着屏幕一条条敲进 Excel，经常忙到晚上九十点。
我说这两万先别花。你的问题不在缺一个 AI 工具，而在流程本身还压在人身上。流程没理顺的时候买工具，等于给没打好的地基贴瓷砖——头两周新鲜，第三周连你自己都不会再点开。
所以这一课不讲任何产品，只干一件事：帮你定位自己站在哪一级。定位准了，后面每一分钱才花得值。我在家电集团做了 18 年品类管理的数字化，见过太多钱花错的例子，这篇就是把避坑的路子写给你。
四档自查：你在哪一级？
档位一 · Excel 手工党
特征：核心数据散落在每个人的电脑里，各存各的，靠微信传文件来回确认，文件名常年挂着「最终版V3」。天花板也很清楚：一切都系在某个具体的人身上，这人请假或离职，流程当场停摆。
我的建议会得罪一些卖软件的：这一档先别碰付费工具，更别急着买 AI。第一步是把流程写成一页纸——谁、在什么时间、交什么、谁来核对、错了怎么补救。流程没想清楚就上系统，只是把混乱固化下来。这也是后续 场景与数据调研 那一课要先做的事。
档位二 · 多维表格在线化
特征：已经在用飞书多维表格这类在线表格，数据进了云端，多人同填同看。我要重点点名这个群体：这是距离 Agent 最近的一群人。数据和流程都已经在线，往上加东西是最短路径——先加一条自动化（比如超过 24 小时没人处理的单子自动提醒负责人），跑顺了再让 AI 读字段做分类、写摘要，两三个晚上就能见效，甚至不用写代码。我把当年品类策略审核从人工 2–3 天压到 30 分钟，前提也正是数据早就在表里躺着。工具之间怎么挑，看 工具选型 那一课的对比。
档位三 · 有系统没接口
特征：ERP/OA 早买了，订单审批都在里面，但想拿个数要找 IT 排期，等一周，拿回来一份谁也看不懂的导出表。这一档不是没数据，是数据出不来。好消息：这往往是性价比最高的起点——数据已经有了，缺的只是一根管子。常见取数路子有四种（直连数据库、官方接口、RPA 操作界面、定时导文件），各自成本和风险，我在 场景与数据调研 里专门展开。
档位四 · 基本无数字化
特征：报单靠嘴、台账靠本子、核心客户资料存在某位老销售的脑子里。这一档我说得直白些：先别谈 AI，一个字都别谈。目标小到不能再小：一台能联网的电脑，加一张规范的单表，坚持填满一个月。数字化没法跳级——硬跳的结果是钱花了、习惯没养成，最后所有人反过来骂工具没用。
30 秒自查表
对号入座，找到自己那一格，本周只做「第一步做什么」里的事：
| 档位 | 典型症状 | 第一步做什么 | 预计投入级别 |
|---|---|---|---|
| 一 · Excel 手工党 | 文件名带「最终版V3」 | 核心流程写成一页纸，统一定死表头 | 几乎为零，花的是时间 |
| 二 · 多维表格在线化 | 表在线上多人同填 | 加一条自动化：超时未处理自动提醒 | 工具费每月几十元以内的量级 |
| 三 · 有系统没接口 | 取个数要等 IT 排期 | 盘点最高频的 3 个取数场景，列成清单 | 一次性几百到几千元，看取数方式 |
| 四 · 基本无数字化 | 关键信息在本子和脑子里 | 台账电子化：一台电脑＋一张表跑满 30 天 | 一台普通电脑的价钱＋每人每天十分钟 |
不是所有流程都值得自动化
动上手之前，每个候选流程先过三问：
第一问：这事每天做吗？一年才发生三次的事，搭自动化的工夫早就吃掉了它能省下的全部时间。
第二问：有规则吗？每一单都得老师傅拍脑袋才能定的，说明经验还没沉淀成规则——机器学不着，先让人把规则写下来。
第三问：错了能发现吗？没有核对环节的自动化，本质上是一台批量生产错误的机器，跑得越快，错得越整齐。
三问里有两个答案是「否」，这个流程就先放下，换下一个。
走到这里，你手里有两样东西：自己的档位，和一个过了三问的候选流程。下一篇我们就顺着第二、三档继续，把这个流程的来龙去脉和数据盘清楚。
- 花 10 分钟，把你最烦的那个流程从头到尾写在一页纸上，标清每一步是谁在做、大概耗多久。
- 用「判断三问」过一遍这个流程；出现两个「否」就直接换下一个，不要恋战。
- 对照 30 秒自查表找到自己的档位，本周只做那一格里的第一步，其余都不做。
- 检查公共文件夹：把所有「最终版V3」清理掉，立一条规矩——重要的表只认线上那一份。
- 拿不准自己在哪一级？把第 1 条那页纸发给我聊聊，这一步免费。